Zwischendienstzeugnis: Der umfassende Leitfaden für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

by Eigentuemer Sonstiges
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In der österreichischen Arbeitswelt begegnet man vielen Begriffen rund um Zeugnisse, Beurteilungen und Leistungsnachweise. Das Zwischendienstzeugnis gehört zu den Dokumenten, die sowohl Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer als auch Unternehmen häufig nutzen – sei es bei Rollenwechsel, Projektphasen, befristeten Einsätzen oder vorübergehenden Aufgabenveränderungen. Dieser Leitfaden erklärt sinnvoll, praxisnah und klar, was ein Zwischendienstzeugnis ist, welche rechtlichen Grundlagen gelten, wie es aufgebaut ist und wie man es formuliert, damit es fair, aussagekräftig und karrierefördernd wirkt.

Zwischendienstzeugnis: Bedeutung, Zweck und Einsatzbereiche

Ein Zwischendienstzeugnis ist ein Zwischenzeugnis, das während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird – oft auf Wunsch des Arbeitnehmenden oder bei speziellen Einsatzformen. Anders als das endgültige Dienstzeugnis, das am oder nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird, dient das Zwischendienstzeugnis dazu, in einer konkreten Phase Transparenz zu schaffen: Welche Leistungen wurden erbracht, wie verhält sich der Mitarbeitende gegenüber Kolleginnen und Kollegen, und in welchem Bereich zeigte er sich besonders kompetent?

Wichtige Einsatzbereiche sind:

  • Wechsel innerhalb des Unternehmens (z. B. Abteilungswechsel, Positionstransfer)
  • Aussichten auf neue Aufgaben oder Projekte, bei denen eine schnelle Orientierung wichtig ist
  • Vertragsverhandlungen oder externe Bewerbungen, bei denen Referenzen verlangt werden
  • Überbrückung von längeren Einarbeitungsphasen oder Probetagen in neuen Tätigkeiten

Hinweis: Das Zwischendienstzeugnis ist eine Orientierungshilfe – es ersetzt kein finales Zeugnis, sondern ergänzt es in der Zwischenzeit. Gute Praxis ist hier, ein ausgewogenes, faktenbasiertes und wohlwollendes Dokument zu formulieren, das beiden Seiten Nutzen bringt: Transparenz für den Arbeitgeber und eine klare Darstellung der Qualifikationen für den Arbeitnehmer.

Zwischenzeugnis, Zwischendienstzeugnis und Dienstzeugnis: Unterschiede und Schnittmengen

Es lohnt sich, die Begriffe sauber abzugrenzen, um Missverständnisse zu vermeiden. Im deutschsprachigen Raum versteht man darunter meist drei unterschiedliche Dokumenttypen:

  • : Ein Zwischenzeugnis mit Fokus auf aktuelle Leistungen in einer laufenden Anstellung, oft bei Rollenwechsel, Projektsituationen oder temporären Einsatzfeldern. Es bewertet bisher Geleistetes und gibt Orientierung für die nächsten Schritte.
  • : Sehr ähnliche Bedeutung wie das Zwischendienstzeugnis; manche Arbeitgeber verwenden beide Begriffe synonym. Oft liegt der Fokus stärker auf Gesamtbeurteilung und Verhalten im Arbeitsverhältnis bis zum Moment der Ausstellung.
  • (auch Arbeitszeugnis oder Abschlusszeugnis): Das formale Zeugnis am Ende des Arbeitsverhältnisses oder bei Beendigung aus betrieblichen Gründen. Es enthält eine abschließende Beurteilung von Leistung, Führung und Verhalten und dient als dauerhafter Referenztext für zukünftige Arbeitgeber.

In der Praxis wird Zwischendienstzeugnis daher oft als Zwischenzeugnis bezeichnet, kann aber je nach Unternehmenskultur unterschiedliche Schwerpunkte setzen. Wichtig ist, dass die Inhalte faktenbasiert, nachvollziehbar und rechtskonform formuliert sind.

Rechtliche Grundlagen in Österreich: Was ist zulässig, was nicht?

In Österreich gibt es klare Rechtsprinzipien rund um Arbeitszeugnisse. Das Dienstzeugnisrecht ist im Wesentlichen im Arbeitsrecht verankert, insbesondere im Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und im Arbeitsvertragsrecht. Folgende Grundprinzipien gelten auch für Zwischendienstzeugnisse:

  • Recht auf ein wohlwollendes, wahrheitsgemäßes und vollständiges Zeugnis. Die Beurteilung soll sachlich, nachvollziehbar und ohne übertriebene Kritik erfolgen.
  • Auf Verlangen des Arbeitnehmers muss das Zeugnis die Art der Tätigkeit, die Aufgabenbereiche, die Dauer der Beschäftigung und die Leistung sowie das Verhalten berücksichtigen.
  • Bei einem Zwischenzeugnis sollten konkrete Beispiele, Tätigkeiten und Ergebnisse genannt werden; es muss aber keine endgültige Beurteilung des gesamten Arbeitsverhaltens abgeben.
  • Kritische Passagen müssen fair formuliert und nachvollziehbar begründet sein; reine Difamierung oder unbegründete negative Aussagen sind unzulässig.

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die sich ein Zwischendienstzeugnis wünschen, sollten sich bewusst sein, dass der Arbeitgeber nicht automatisch zu jeder gewünschten Formulierung verpflichtet ist, aber er ist verpflichtet, auf sachliche Weise zu informieren. In Zweifelsfällen kann eine rechtliche Beratung sinnvoll sein, insbesondere wenn Formulierungen missverständlich oder ungerecht wirken.

Wann wird ein Zwischendienstzeugnis ausgestellt? Typische Situationen

Es gibt verschiedene praktische Gründe für die Ausstellung eines Zwischendienstzeugnisses. Typische Situationen sind:

  • Wechsel der Aufgaben oder Abteilungen innerhalb des Unternehmens, bei dem schnell Orientierung und Klarheit über Fähigkeiten benötigt werden.
  • Erheblicher Leistungs- oder Verhaltenswechsel, der dokumentiert werden soll, um spätere Aufgaben zu erleichtern.
  • Vertragsverhandlungen oder Bewerbungen, bei denen ein aktueller Leistungsnachweis gefordert wird.
  • Vorübergehende Abwesenheiten, Projektpausen oder Auslandseinsätze, in denen der Arbeitsverlauf transparent bleiben soll.
  • Nachweis einer wichtigen Qualifikation, Schulung oder Projekterfolge, die dem Arbeitnehmer neue Perspektiven eröffnet.

Es ist sinnvoll, das Zwischendienstzeugnis schriftlich zu beantragen und einen konkreten Zeitraum festzulegen, der den Leistungsnachweis abbildet. Eine mündliche Absprache ist hierfür nicht ausreichend, da ein schriftliches Dokument die Beurteilung später überprüfbar macht.

Aufbau und zentrale Inhalte eines Zwischendienstzeugnis

Ein gut strukturiertes Zwischendienstzeugnis folgt einem klaren Aufbau. Dadurch lässt es sich leichter lesen, vergleichen und später verwenden. Typische Abschnitte sind:

  • Angaben zur Person und zum Beschäftigungsverhältnis (Name, Position, Abteilung, Dauer der Tätigkeit)
  • Aufgaben- und Verantwortungsbereiche (Was wurde konkret gemacht? Welche Projekte wurden betreut?)
  • Leistungen (Qualität, Quantität, Termintreue, Problemlösungsfähigkeiten)
  • Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Kunden (Teamfähigkeit, Kommunikationsstil, Konfliktfähigkeit)
  • Besondere Erfolge und Beispiele (Zielerreichungen, Optimierungen, Einsparungen, Innovationsbeiträge)
  • Ausblick bzw. Perspektiven (Meldung, ob fortlaufende Zusammenarbeit erwartet wird, oder welche nächsten Schritte sinnvoll sind)
  • Schlussformel und Unterschrift (Ort, Datum, Name des Ausstellenden, Funktion)

Hinweis: Die Gewichtung der einzelnen Abschnitte hängt von der konkreten Rolle, dem Unternehmen und dem Zweck des Zwischendienstzeugnisses ab. In der Praxis empfiehlt es sich, ehrliche, spezifische Aussagen mit messbaren Beispielen zu kombinieren, statt allgemeine Lobeshymnen zu formulieren.

Allgemeine Struktur im Detail

Eine beispielhafte Struktur mit kurzen Formulierungsbeispielen:

  1. Einleitung: Weniger formell, aber sachlich. Beispiel: „Hiermit wird dem Mitarbeitenden Frau/Herrn X in Bezug auf die aktuelle Tätigkeit in der Abteilung Y zum Datum ZZ.MM.JJJJ ein Zwischendienstzeugnis ausgestellt.“
  2. Aufgabenbereich: Detaillierte Aufgabenliste. Beispiel: „Aufgabe Z, Verantwortlichkeiten A, B, C.“
  3. Leistungen: Konkrete Beurteilung. Beispiel: „Lieferte konsistente Ergebnisse in der Umsetzung von Projektmaßnahme A, inklusive termingerechter Lieferung und hoher Qualitätsstandards.“
  4. Verhalten und Zusammenarbeit:Team- und Kommunikationsverhalten. Beispiel: „Arbeitsweise geprägt von Zuverlässigkeit, Kooperationsbereitschaft und offener Kommunikation im Team.“
  5. Besondere Erfolge: Zahlen, Ergebnisse, Nutzen. Beispiel: „Projekterfolg X führte zu Y Einsparungen/Ergebnissen.“
  6. Ausblick: Perspektiven. Beispiel: „Wir empfehlen die Fortführung der Zusammenarbeit in der Funktion Z.“
  7. Schlussformel: Abschließende Worte. Beispiel: „Wir wünschen dem Mitarbeitenden weiterhin viel Erfolg.“

Beim Formulieren ist darauf zu achten, dass Sätze klar, präzise und gut nachvollziehbar sind. Vermeiden Sie vage Aussagen wie „stets zufriedenstellend“ ohne konkrete Beispiele. Gerade in Zwischenzeugnissen sorgt Transparenz für echten Mehrwert.

Beispiele für Formulierungen

Folgende Phrasen gewähren Orientierung, wie Leistungen, Verhalten und Erfolge in einem Zwischendienstzeugnis ausgedrückt werden können. Passen Sie Tonfall, Branche und Position an:

  • „Frau/Herr X zeigte stets eine hohe Zuverlässigkeit und setzte Aufgaben termingerecht um.“
  • „Im Bereich Y übernahm sie/er eigenverantwortlich die Leitung von Projekt Z und erreichte das Ziel mit einer hohen Qualität.“
  • „Die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen war von Respekt, Transparenz und konstruktiver Kommunikation geprägt.“
  • „In Krisensituationen zeigte Frau/Herr X gute Problemlösungsfähigkeiten und behielt den Überblick.“
  • „Wir schätzen die proaktive Herangehensweise und die Bereitschaft, neue Methoden zu testen.“
  • „Für weitere Aufgaben in der Abteilung Y empfehlen wir Frau/Herrn X aufgrund der Leistungen in den letzten Monaten.“

Wichtig ist, dass jede Aussage durch konkrete Beispiele belegbar ist. Vermeiden Sie pauschale Wertungen, die später schwer überprüfbar sind.

Praktische Mustertexte: Mustertexte zum Zwischendienstzeugnis

Im Folgenden finden Sie zwei Mustertexte – eins für eine berufliche Situation im Unternehmen (Interim) und eins als Bewerbungsunterstützung außerhalb des Unternehmens. Verwenden Sie diese Textbausteine als Orientierung, passen Sie sie aber an Ihre konkreten Umstände an.

Mustertext 1: Interner Zwischendienstzeugnis bei Abteilungswechsel

Zwischendienstzeugnis

Name des Mitarbeitenden: [Vor- und Nachname]

Aktuelle Position/Abteilung: [Position], [Abteilung]

Beschäftigungsdauer in dieser Phase: [Datum – Datum]

Aufgabengebiet: [Aufgaben], z. B. Projektkoordination, Entwicklung, Kundenbetreuung

Beurteilung der Leistungen: [Beurteilung in konkreten Punkten, z. B. Termintreue, Qualität, Kommunikationsfähigkeit]

Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Team und Kunden: [Beispielhafte Formulierungen]

Besondere Erfolge: [Erfolge, Messzahlen, Ergebnisse]

Ausblick: [Empfehlungen für weitere Aufgaben, nächste Schritte]

Schlussformel: Wir danken für die Zusammenarbeit und wünschen weiterhin viel Erfolg.

Mustertext 2: Zwischendienstzeugnis zur Bewerbung außerhalb des Unternehmens

Zwischendienstzeugnis

Name des Mitarbeitenden: [Vor- und Nachname]

Letzte Position: [Position], [Abteilung]

Beschäftigungszeitraum: [Datum – Datum]

Tätigkeitsbereich: [Aufgabengebiete, Verantwortlichkeiten]

Leistungen und Verhalten: [Konkret, mit Beispielen]

Schlussbemerkung: Wir bestätigen gerne, dass der Mitarbeitende die genannten Aufgaben kompetent erfüllt hat. Wir wünschen ihm/Ihr viel Erfolg bei weiteren beruflichen Herausforderungen.

Tipps und Best Practices für ein aussagekräftiges Zwischendienstzeugnis

Um die Qualität des Zwischendienstzeugnisses zu maximieren, beachten Sie folgende Empfehlungen:

  • Seien Sie konkret: Nennen Sie Projektnamen, Rollen, Ergebnisse und messbare Erfolge, z. B. KPIs, Zeitraum, Budgeteinschränkungen.
  • Vermeiden Sie Übertreibungen: Bleiben Sie fair und realistisch; überzogene Lobeshymnen wirken oft unglaubwürdig.
  • Halten Sie die Sprache neutral, sachlich und klar verständlich. Vermeiden Sie zu komplexe Formulierungen.
  • Berücksichtigen Sie Compliance: Keine sensiblen Informationen, die rechtlich problematisch sein könnten; Datenschutz beachten.
  • Verwenden Sie eine logische Struktur: Ein roter Faden aus Aufgaben, Leistungen, Verhalten, Erfolge, Ausblick.
  • Setzen Sie klare Fristen und Daten in Bezug auf Aufgaben, um Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

Häufige Fehler und Stolpersteine bei Zwischendienstzeugnissen

Wie in vielen Bereichen kann man auch hier Fallstricke vermeiden, indem man sich bewusst macht, wo oft Probleme auftreten:

  • Zu vage Aussagen ohne konkrete Beispiele
  • Unlogische oder widersprüchliche Formulierungen innerhalb desselben Dokuments
  • Negativformulierungen, die nicht ausreichend begründet sind
  • Fehlerhafte Daten ( falsche Positionsbezeichnung, falsche Abteilungszuordnung)
  • Fehlende Unterschrift oder unklare Verantwortlichkeit für das Dokument

Zwischendienstzeugnis aus Arbeitnehmersicht: Nutzen und Karriereimpact

Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bietet ein gut gestaltetes Zwischendienstzeugnis mehrere Vorteile:

  • Klare Transparenz über aktuelle Kompetenzen und Ergebnisse – hilfreich bei internen Wechseln oder Projektausstattungen
  • Unterstützung bei Bewerbungen außerhalb des Unternehmens durch verifizierbare Leistungsnachweise
  • Beurteilung von Entwicklungspfade, Lernfortschritte und Karriereoptionen innerhalb des Unternehmens

Gleichzeitig sollten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer das Zwischendienstzeugnis kritisch prüfen. Es lohnt sich, Unklarheiten rechtzeitig anzusprechen oder um eine Überarbeitung zu bitten, bevor das Dokument finalisiert wird. Wer das Zwischendienstzeugnis geschickt nutzt, kann seine Karriereziele besser verfolgen und potenzielle Arbeitgeber gezielter informieren.

Praktische Beispiele: Häufige Szenarien und passende Formulierungen

Um Ihnen konkrete Orientierung zu geben, folgen kurze Beispiele für typische Szenarien:

  • – „In der Abteilung Y übernahm Frau/Herr X die Rolle des/der [Aufgabe], arbeitete eng mit dem Team zusammen und trug zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts Z bei.“
  • – „Als Projektleiter/in Y koordinierte X die Aufgaben von A bis B, steigerte die Termintreue um X Prozent und reduzierte Durchlaufzeiten signifikant.“
  • – „X zeigte exzellente Kommunikationsfähigkeiten mit externen Partnern, stellte sicher, dass Anforderungen verstanden und umgesetzt wurden, und pflegte souveräne Stakeholder-Beziehungen.“

Rechtskonforme und faire Formulierungen: Hinweise für Unternehmen

Unternehmen, die Zwischendienstzeugnisse erstellen, sollten besonderen Wert auf Rechtskonformität und Fairness legen. Wichtige Prinzipien zur Formulierung:

  • Belege statt Vermutungen: Aussagen sollten sich auf beobachtbare Ergebnisse stützen.
  • Wohlwollen, aber ehrlich: Das Dokument sollte als Unterstützung für den Mitarbeitenden dienen, ohne übertriebene Großtöne.
  • Beispielbasierte Aussagen: Nennen Sie konkrete Projekte, Aufgaben und Erfolge.
  • Aktualität wahren: Vergewissern Sie sich, dass der Zeitraum, die Aufgaben und die Ergebnisse dem aktuellen Stand entsprechen.
  • Datenschutz beachten: Vermeiden Sie sensiblen oder zu persönlichen Aussagen, die rechtliche oder ethische Probleme verursachen könnten.

FAQ zum Zwischendienstzeugnis

Fragen, die oft gestellt werden, und klare Antworten:

  1. Was ist der Unterschied zwischen Zwischendienstzeugnis und Zwischenzeugnis? Beide Begriffe werden oft synonym verwendet; der konkrete Inhalt kann variieren. Das Zwischendienstzeugnis hat den Fokus auf laufende Leistungen während einer bestimmten Phase, während das Zwischenzeugnis häufiger als allgemeine Zwischenbeurteilung dient.
  2. Kann ich als Arbeitnehmer ein Zwischendienstzeugnis verlangen? Ja, in der Praxis kann ein Zwischendienstzeugnis auf Wunsch des Mitarbeitenden ausgestellt werden, insbesondere bei Rollenwechseln oder Projektsituationen. Der Arbeitgeber ist jedoch nicht verpflichtet, eine bestimmte Wortlaute zu verwenden; der Inhalt sollte fair, sachlich und nachvollziehbar sein.
  3. Wie lange ist ein Zwischendienstzeugnis gültig? Ein Zwischendienstzeugnis spiegelt den Zeitraum wider, für den es erstellt wurde. Es bleibt als Dokument gültig und kann bei zukünftigen Bewerbungen oder internen Prozessen verwendet werden, solange es den tatsächlichen Zeitraum korrekt abbildet.
  4. Was, wenn der Arbeitgeber kein Zwischendienstzeugnis ausstellt? Arbeitnehmer können um ein Zeugnis bitten oder gegebenenfalls eine rechtliche Beratung in Anspruch nehmen, falls es berechtigte Gründe gibt, warum ein solches Dokument aussteht. Alternativ kann ein Zwischenzeugnis in schriftlicher Form durch den Arbeitnehmer selbst formuliert und dem Arbeitgeber zur Genehmigung vorgelegt werden.

Fazit: Warum das Zwischendienstzeugnis eine wichtige Rolle spielt

Das Zwischendienstzeugnis dient als praxisnaher Leistungs- und Verhaltensnachweis während eines laufenden Arbeitsverhältnisses. Es schafft Transparenz, unterstützt interne Entwicklungen und erleichtert externe Bewerbungen. Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bietet es eine konkrete Möglichkeit, die eigene Entwicklung sichtbar zu machen, während Arbeitgeber durch klare, faktenbasierte Aussagen Teamarbeit, Projektbeteiligungen und Führungsfähigkeiten leichter dokumentieren können. Ein gut formuliertes Zwischendienstzeugnis stärkt Vertrauen, erleichtert Perspektivenwechsel innerhalb oder außerhalb des Unternehmens und ist damit ein sinnvoller Baustein moderner Personalführung.

Mit dem richtigen Aufbau, klaren Kriterien und konkreten Beispielen wird das Zwischendienstzeugnis zu einem hilfreichen Instrument, das sowohl den Ansprüchen des Unternehmens als auch den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht wird. Nutzen Sie diese Hinweise, um ein aussagekräftiges, faires und rechtskonformes Zwischendienstzeugnis zu erstellen – oder um eines zu prüfen und ggf. gezielt zu verbessern.